Dateien freigeben

Ist die Datei erst erstellt und man freut sich über die überstandenen Strapazen, muss sichergestellt werden, ob und wo die Datei gespeichert worden ist. Ja, das muss hier so explizit erwähnt werden, denn Kinder der heutigen Generation haben ihre Dateien und die Speicherorte NICHT im Griff.

Ordner- & Verzeichnisstruktur

Trotz aller Suchfunktionen und Tags ist es zu empfehlen einen konservativen Verzeichnisaufbau zu wählen. Sinnvoll ist, sich auch logisch zurecht zu finden und nicht nur dem Computer alles zu überlassen.

Datei freigeben

Hat man seine Datei erstellt, muss Sie im Folgenden in vielen Fällen jemandem zur Verfügung gestellt werden. Hierbei sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

1. Soll Die Datei vom Empfänger weiter verarbeitet werden?
2. Soll der Empfänger meine finale Datei bewerten?
3. Soll die Datei korrigiert werden?

Fall 1: Das ist der Fall, wenn man einem Freund oder einem Kollegen gemeinsam an einer Datei arbeitet. Hier ist es sinnvoll, die Datei „zum Bearbeiten“ freizugeben. Hier ist immer darauf zu achten, ob der andere wirklich Inhalte ändern darf. Das kann schon mal in die Hose gehen!!!

Fall 2: Dies ist dann der Fall, wenn einer Lehrer meine Datei nicht verändern darf. Er soll die Datei aber genau so sehen, wie ich sie erstellt habe. Dies ist derzeit NUR mit einer PDF Datei möglich. Viele anderen Formate werden durch die Anzeigeprogramme nicht korrekt dargestellt oder löschen Dinge sogar!

Fall 3: Soll der Adressat seine Ansichten und Bemerkungen äußern dürfen, aber nicht in meinen Dokument rumfuhrwerken, dann bekommt dieser lediglich die Kommentarfunktion! Ich werde dann später die gewünschten Dinge ändern.

Folgende Möglichkeiten zum freigeben der Dateien über eine Cloud sind sinnvoll:

• PDF (unveränderbar)
• DOCX, PPTX (Version 2003)  — Achtung Schriften!
• JPG/PNG nur für Bilder/Grafiken

Qualität der Abgabe-Dateien

Gib einen Scan/Foto oder eine PDF ab… Der Empfänger wird nicht viel Freude haben! Außer…

Beachte die Punkte 1 – 6